محصولات

آرشیو فنی راد

RAD Electronic Document System

نرم افزار آرشیو فنی راد

تمامی کسب و کارها فارغ از زمینه کاری و اندازه ای که در آن فعالیت می نمایند در طول دوران حیات خود حجم زیادی از اطلاعات و اسناد تولید می نمایند که با گذشت زمان نیاز به مدیریت و بایگانی امن این اطلاعات ارزشمند دارند.

در سال های اخیر بیشتر اطلاعات و اسناد به صورت الکترونیکی تولید و ارسال می شوند و این موضوع اهمیت وجود یک نرم افزار آرشیو در سازمان را دو چندان نموده است.

نرم افزار آرشیو فنی"راد" ابزاری است که تمام اسنـاد و مدارک گذشته و حال سازمان را به صورت یکپارچه در قالب آرشیـو درآورده و در بستر و گروه بندی دلخواه و با توجه به سطح دسترسی های مورد نیاز، ارائه می نماید و اطلاعات را از حالت پراکنده، بصورت متمرکز و مرتب در کمترین زمان ممکن تجمیع می کند.

این نرم افزار میتواند تمام فرآیندهای سازمانی را به منظور ثبت ، گردش ، رهگیری و ذخیره سازی اسناد و مدارک سازمان کنترل و مدیریت نماید.

نرم افزار آرشیو فنی "راد"  برای مدیریت اسناد در کمترین زمان ممکن با بیشترین دقت با سطح دسترسی بالا طراحی و تولید شده است و سازمان ها را به سمت سیستم تضمین کیفیت و استفاده از مقوله مستند سازی به عنوان پایه و اساس این سیستم ها هدایت می کند.

چرا نرم افزار آرشیو فنی راد:

  • در اکثر سازمان ها اسناد بسیاری به صورت فیزیکی انباشت می شوند که در بخش های مختلف همانند دبیرخانه ، بخش اداری و مالی ، مرکز اسناد و ... فضای فیزیکی قابل توجهی را اشغال می نمایند.
  • دسترسی و جستجو در بین اسناد کاغذی مشکل و زمان بر است و در همه حال نیازمند وجود چند نفر پرسنل جهت مدیریت این موضوع می باشد.
  • نگهداری از اسناد به صورت کاغذی و فیزیکی نیازمند صرف هزینه ، زمان و مکان بسیاری است و این اسناد در مرور زمان دچار فرسودگی می شوند.
  • اسناد فیزیکی در موارد قهری همانند سیل ، زلزله ، آتش سوزی و ... بسیار آسیب پذیر هستند.
  • از اسناد فیزیکی نمی توان نسخه پشتیبان تهیه نمود.
  • علاوه بر اسناد فیزیکی بسیاری از اسناد به صورت الکترونیکی در قالب ایمیل، فایل‏های با  فرمت  Office‌، PDF، HTML، txt‌، Video،Audio و DataBase‌، نقشه‌ها و ... تولید و ارسال می شوند که به صورت از هم گسیخته بر روی کامپیوتر های پرسنل و یا سرورهای سازمانی قرار دارند.
  • بسیاری از این اسناد الکترونیکی در قسمت های مختلف و بدون طبقه بندی و ساختار و در پوشه های ویندوزی و بدون اعمال دسترسی و به صورت نا امن نگهداری می شوند.
  • اغلب این اسناد مرتبط با یک موضوع (‌پروژه، شخص، واحد و‌ ....) می باشند اما نحوه نگهداری آنها به صورتی است که ارتباط بین آنها از بین رفته و لذا یافتن اسنادی که مثلاٌ مرتبط با یک پرسنل یا پروژه خاص می باشد غالبا سخت و یا حتی غیر ممکن است.

گزارشات:

  • امکان محاسبه و کنترل دقیق مدت زمان صرف شده هر کاربر روی هر فایل
  • جمع بندی کل مدت زمان صرف شده تمامی کاربران روی یک فایل به عنوان گزارشی کارا به مدیران مربوطه
  • امکان جستجو بر اساس کلیه فیلدهای مشخص هر نوع مدرک یا زیر گروه آن با حالتهای ترکیبی
  • امکان صدور تکی و گروهی فایل ها با توجه به انواع جستجو ها به خارج از برنامه با سطح دسترسی
  • جستجو بر اساس هر فیلد تعریف شده

تعاریف :

  • تعریف ساختار نامحدود و درختواره ای برای مستندات
  • تعریف گروه بندی آرشیو به ازای هر کاربر به صورت درختواره برای ایجاد آرشیو کاربری دلخواه با سطح نیاز و کاربرد هر کاربر به صورت مجزا برای جلوگیری از افزونگی حجم و البته مرتبط با گروه بندی کلان سازمانی
  • تعریف سطح محرمانه بودن هر سند
  • تعریف روشهای شماره گذاری مختلف اسناد
  • تعریف سطوح دسترسی بر روی هز نوع فایل و سند
  • قابلیت تعریف شناسنامه اطلاعاتی اسناد
  • تعریف فیلدهای شناسنامه ای دلخواه بر روی اسناد با قابلیت جستجو بر روی فیلدها
  • تعریف امضا کنندگان
  • تعریف دلخواه ساختار بایگانی
  • تعریف برچسب های دلخواه بر روی اسناد و جستجوی آن

امکانات :

  • انطباق کامل با مستند سازی بر اساس ایزو
  • یکپارچه سازی بایگانی اسناد بخش های مختلف
  • افزایش سرعت گردش اسناد و فایل ها در سازمان
  • ایجاد پرونده ای متشکل از تمامی اسناد و مدارم برای پروژه ها جهت نگهداری و ثبت تمامی رخدادهای مالی و اداری
  • ایمن سازی مستندات با توجه به سطوح کاربری
  • نمایش مسیر طی شده هر فایل در سیستم اتوماسیون
  • امکان تکمیل مدرک در جهت تولید نسخه هاس جدید آن
  • مدیریت حجم زیاد اسناد فنی و نقشه ها ، قراردادها ، صورت وضعیت ها ، گزارشات و ...
  • قابل استفاده در آرشیو های فنی پروژه ها ، اداری ، مالی ، پرسنلی و ...
  • رهگیری سریع آخرین ویرایش یا بازبینی ورژن یک سند 
  • دسترسی سریع به پرونده و کارهای متصل به فایل و یا کاربر هر فایل با یک کلیک
  • کتابخانه الکترونیک
  • امکان طراحی انواع فرم های ورود اطلاعات  با فیلدهای دلخواه روی هر گروه فایل
  • امکان ضمیمه نمودن نامحدود فایل ها به task ها
  • امکان ورود اطلاعات یکجای آرشیو شده در فایل های ویندوزی به صورت یکجا در نرم افزار به دو روش الصاق مسیر و الصاق درون سیستم
  • امکان دسته بندی و مدیریت پروژه ها
  • امکان اتصال یک یا گروهی از فایل ها به یک کار مشخص در پرونده راد یک طرف حساب
  • قابلیت اختصاص دادن گروه های اطلاعاتی به اسناد و مدارک
  • امکان اجباری کردن فیلد فرم های ورودی مدارک و اسناد
  • امکان بر چسب گذاری روی هر فایل برای گروه بندی و جستجوی سریع تر و در وقت (Tag)
  • امکان ثبت نقشه های مختلف به همراه مشخصات کامل و پیوست های آن به هر پروژه
  • امکان انتقال ساختار درختی چرخه حیات یک سند از یک پرونده به پرونده دیگر
  • امکان ثبت چرخه اسناد تهیه ، تایید ، بررسی ، بازبینی و بازنگری و ...
  • امکان ثبت نسخه های ویرایش شده هر فایل با توجه به کاربر و تاریخ و ...
  • امکان اسکن مستندات در هنگام تهیه مجموعه فایل های هر پروژه
  • امکان اختصاص موضوعات مختلف به فایل ها
  • اعمال سطح دسترسی و محدود کردن پرینت مدارک آرشیو شده

زیر سیستم ها

محصولات
0+ کاربر